美国员工花四分之一周处理邮件，职业教练有何看法？

美国普通员工在每周的工作时间内，大约有四分之一的时间是在查阅我们每天收发的数百封电子邮件。

美国员工每周需投入约四分之一的工作时间，来应对每天接收和发送的数百甚至上千封邮件。

尽管我们紧盯着回复按钮，职业导师芭芭拉·帕彻特指出，许多专业人士依旧不清楚如何恰当使用电子邮件。

尽管我们日复一日地处理邮件，但职业生涯导师芭芭拉·帕切特指出，仍有众多职场人士对如何正确运用电子邮件感到困惑。

实际上，鉴于我们每天阅读和撰写的消息量巨大，我们或许更容易犯下令人尴尬的错误——而这些失误可能会带来严重的职业后果。

实际上，鉴于我们日常频繁地阅读与记录各类信息，我们很可能遭遇令人难堪的失误，此类失误还可能带来严重的职业影响。

在《商务礼仪精华》一书中，Pachter阐述了现代电子邮件礼仪的基础知识。我们整理出了您必须了解的最重要规则。

帕切特在其著作《商务礼仪要点》中对现代电子邮件的基本礼节进行了总结。我们精心挑选了其中你最应了解的关键准则。

确保邮件标题明确、简洁。

邮件要有清晰明了的主题

优秀的邮件主题范例有：“会议日期已调整”、“关于您演示文稿的快速问题”或“对提案的建议”。

适宜的主题涵盖：“会议调整时间”“对你所提交简报的几点疑问”以及“对计划书的一些建议”。

人们常常根据邮件的主题来判断是否打开它，正如Pachter所说。挑选一个能让收件人明白你正在解决他们的问题或处理他们的业务事宜的主题。

邮件的开启与否，往往受到其主题内容的直接影响，正如帕切特所言。在撰写邮件标题时，务必确保接收者能够明确认识到，这封邮件关乎他们关心的议题，或是与他们的业务紧密相关。

请采用一个专业的电子邮箱地址。

使用一个专业的邮件地址

在为某家公司工作时，理应使用公司的电子邮箱。然而，若是自雇人士或偶尔用个人邮箱处理工作事宜，Pachter表示，在选择邮箱地址时需格外谨慎。

帕切特强调，在为某家公司效力时，员工应采用公司的电子邮箱。然而，若是个人邮箱，不论是自营业主还是偶尔用它来处理工作邮件，发送邮件时务必小心选择邮箱地址。

您应当始终使用能够体现自己名字的电子邮箱地址，以便接收者能够确切知晓邮件的发件人是谁。切勿使用那些在工作场所不适宜的、可能残留自小学时代的电子邮箱地址，比如“babygirl@...”或“beerlover@...”——无论您对冰镇饮品有多么喜爱。

你应该拥有一个以你名字命名的电子邮箱，这样收件人便能识别邮件的发送者。即便你对之前设立的邮箱情有独钟，也请避免选用那些在工作环境中显得不恰当的邮箱名称（比如从小学沿用至今的昵称），诸如“babygirl@...”“beerlover@...”等。即便你对啤酒情有独钟，也请勿采用此类名称。

在点击“回复所有人”之前，务必深思熟虑。

点“回复全部”前要三思

没有人愿意阅读与自身无关的20封邮件。忽视这些邮件可能会很困难，因为许多人会在智能手机上收到新消息的提醒，或者在电脑屏幕上看到令人分心的弹出消息。帕彻表示，除非你确信名单上的每个人都必须收到这封邮件，否则请勿点击“回复所有人”。

帕切特指出，多数人并不乐意翻阅那些与自己毫不相干的人所发送的邮件。考虑到多数人的手机会显示新消息提示，电脑屏幕上也会弹出通知，因此忽视这些邮件的可能性微乎其微。在大多数情况下，应尽量避免使用“回复全部”功能，除非你确信收件人名单中的每个人都确实需要收到这封邮件。

在交流中，请采用正式的问候语。

使用专业的正式称谓

请勿使用随意、口语化的表达，诸如“嘿，你们好”、“哟”或“嗨，大家”。

请勿采用懈怠或非正式的言辞，诸如“喂，兄弟”“哎哟”或是“哈喽，朋友”。

她说：“我们写作的轻松风格不应影响到电子邮件中的问候语。‘嘿’这种问候非常不正式，通常在工作场所中是不宜使用的。‘哟’也同样不恰当。应该使用‘嗨’或者‘你好’。”

她指出，我们在写作时，应保持轻松自然的语调，但这不应影响到邮件中的正式称呼。例如，“嘿”这样的称呼过于随意，通常不适宜在职场环境中使用。“哟”同样不宜。正确的做法是使用“嗨”或“哈罗”。

她同样建议不要随意缩短他人的名字，比如可以说“嗨，迈克尔”，除非你确定他更愿意被称为“迈克”。

她提出，不应随意省略任何人的名字。通常情况下，应直接称呼“嗨！Michael，”，除非你确信他更偏爱“Mike”这样的昵称。

回复你的邮件——即便这封邮件并非针对你。

要回复你收到的邮件，即使那封邮件不是写给你的。

回复你收到的每一封邮件都颇具挑战，但帕彻表示，你仍应尽力做到。即便邮件是误发至你，尤其是当发件人期待回复时，也是如此。虽然回复并非必须，但它体现了良好的电子邮件礼仪，尤其是当对方与你同属一家公司或同一行业时。

处理所有收到的邮件可能存在一定难度，然而，你仍应尽力做到。这其中包括那些误发至你的邮件，尤其是那些发件人期待得到回复的邮件。虽然回复邮件并非强制要求，但它体现了你良好的邮件交往习惯，尤其是在与发件人同属一家公司或同一行业的情况下。

我明白您事务繁重，不过我认为您可能并非有意将此邮件发送给我。因此，我想告知您此事，以便您能够将邮件转发给合适的人选。

我深知您事务繁重，然而我并不认为这封邮件应当由我接收。这封邮件的初衷是提醒您，以便您能将邮件转交给真正应当收件的人。