远程办公效率低？两大对策搞定管理和工具

疫情的这种状况之下，多数的那些企业已经开启了远程办公一周的时间，然而远程协作所取得的成效却并不是完全符合人们心意的。

员工产出该如何去保证，远程会议怎样才能开得更具实效，员工用心思考如何予以保证，如何能够保证信息同步成为了管理者面临的挑战。

在2月8日的晚上，小饭桌公益直播课的第三讲开始展开。我们把三节课的创始人&CEO后显慧邀请而来，让其作为分享导师，进行了一场主题是“远程办公协同两大对策：管理方案和协同工具”的精彩分享。精彩观点如下：

1.对信息流、工作流、团队战斗力进行管理是企业面临的核心问题

2.远程协同中拆任务、定标准是关键

3.协同不等于用通讯工具聊天，更重要的是把重要信息沉淀下来

这是后显慧老师所分享的实录内容，小饭桌进行了整理，该整理未对原意造成影响，以此来供读者享用。

远程开工第一周：普遍焦虑

最近脉脉所做的关于2020年职场人士开工状态的调查，我从其中挑选出三个问题，来与大家进行分享。

第一，员工在家办公的时间区间？

经调查显示，员工之中，仅有27%的人其办公时间是与以往相一致的，而大部分的人，他们在工作之时所呈现出的时间状态并非是规律的，是这样的。

第二，员工在家办公需要克服的问题？

据调查显示，大部分人极易受其他事情干扰，欠缺工作氛围，且动力不足，与此同时，作息毫无规律可言。

第三，目前职场人最关心什么问题？

处于基层的员工，最为关心的是返工之后，自身的健康是不是有着相应的保障，其次所担心的是工作任务能不能够完成；然而企业当中的高管，最为关心的却是企业的生存以及发展，会不会受到相关的影响，并且担心所在的行业，是否会因疫情而受到影响。

总体来讲，当下开工情形不妙，员工工作效率高低不一，众人普遍颇为焦虑。从企业管理层面讲，管理者所面临挑战远超执行者。

以我们的经验来看，企业目前主要有三个大的挑战。

首要面临的挑战在于对信息流加以管理，于线上办公开展之后，极易出现诸如钉钉、企业微信这般办公软件信息呈爆炸态势的情形，并且整个所呈现的管理状态处于离散状况，信息的传递显得杂乱无章，致使员工极难寻觅到核心的信息。

第二项挑战在于对工作流予以管理，鉴于存在诸多工作系统，致使员工难以明晰透彻地了解项目进展情况，并且团队沟通所需的成本也会随之变高。

第三个挑战在于对团队战斗力施行管理，因缺乏集体办公的那种约束，处于家庭场景之中，团队要激发出较强的战斗力是极为困难的。

针对以上所提及的三个挑战，我们给出建议，以工具跟规则相互结合的方式，积极去应对，下面进行详细的展开。

远程协同三要点：定规划，做计划，拆任务

处于远程协同 的情境里，各个层级的角色并不相同，其所面临的核心挑战不一样，难点也不一样，而且应该去执行的任务同样存在差异。

针对管理层而言，需加以考量的是，在团队成员呈现离散式分布情形时，怎样去确保信息能够顺畅流通。

为了去应对这般挑战，管理者的主要任务在于定规划，要去做计划，还得拆任务。

规划的制定，针对的是某些基层且关键的事项呀。像是员工到达岗位以及离开岗位的具体时间；一些通讯的机制还有通讯过程中应遵循的礼仪规范；信息流动开始直至整个过程的监督把控；最后务必得设定紧急情况下能够联系到的人员名单，保障每一位员工都具备可被联系上的条件呢。

制定计划主要是针对公司战略以及人力方面，疫情期间公司线下业务、线下活动交付等均会受到影响，公司战略优先级必然要重新思考探讨，此时需要管理团队做出最终决定，另外管理层还得确认远程协同里的核心岗位，要重点予以关注，最后要针对人力资源缺口展开分析，现阶段情形下，有线下业务的公司能够适度对线下团队进行划分。

拆解的任务构成了细化管理颗粒度的进程，管理层需明确核心问题究竟是什么，接着对关键指标予以拆解，最终把每个指标落实到具体的人身上，在执行进程里留意，拆解关键指标之时要达成尽可能精细的程度，例如拟定每周的指标，甚至是每日的指标。

当中层员工在工作里时，其所遭遇的最为严峻的挑战，乃是如何着手去构建团队的信心，这便强制性地要求中层员工针对基层员工开展远程赋能的行为，以此协助成员去处理某些远程工作的效率方面给人带来困扰的问题。

于具体落实之际，中层员工需达成三点要求：其一，拆解任务时，要把关键目标剖析成具体工作，且将这些工作分派到团队里的每一个人身上；其二，进行协调工作时，依据团队中员工的状态来开展资源的调配工作，还要对授权范围予以一些重新的调整；其三，查看进度时，要达成向上汇报的同时，向下进行协同。

在基层员工这里，最具难度的事，是怎样去对抗干扰，对抗干扰所产生的结果，还决定了能不能得到领导的信任。

针对这个情况，基层的工作人员要对时间加以管控，去开展执行方面的工作，并且要时常进行汇报。首先呢，员工得在自己家里营造出一个适宜办公的场景，为自个儿打造出一个相对独立的工作空间以此来对抗干扰因素。其次，要明确任务的优先级，将工作划分成具体的一个个动作，每一个节点处的工作进度都得主动向上汇报，而且每天要做一回汇总。

找准OKR，切忌信息大爆炸

详细到实际操作的环节当中，对于怎么样去使得远程会议能够开得更加有成效，怎样去确保员工可以用心地进行思考，怎么样去确保信息能够实现同步，并且还要掌控好五个要素：

第一，拆任务、定标准是关键。

管理者所制定的团队目标以及工作周计划，是要采用OKR（也就是目标和关键成果）这样的方式去执行的。要致使员工去养成那种每日从“我的工作任务”伊始展开工作的习惯，先是去组织自身的工作重点。具体来说那种拆分任务、确定标准的方式先前已经提及过了，这里就不再过多叙述了。

其二，提出每日进行远程开站会的建议，团队成员召开一个时间较短的会议，用以更新团队的进度情况。同时，在使大家拥有开工仪式感的情况下，把核心业务整理清楚。

站会怎样开？有四个要点：

1. 领导主持或轮值主持；

2. 先回顾周、月目标，然后每个成员反馈完成情况和当天计划；

3. 重点记录项目状态，连接到相应文档中；

4. 每天站会都要记录。

如何做远程的项目讨论会？有以下五个流程：

1. 会议邀请，发出开会使用的全部资料；

2. 参与会议的人员需提前进行预览，进而提出相应问题，会议现场的作用在于讨论问题以及达成共识，并非是抛出问题，问题应当在查看协同文档之际就予以提出。

3. 视频会议现场，参会人分享各自的观点后要产生共识；

4. 立即形成会议纪要和工作任务；

5. 及时跟进和确认产出（在日报中）。

大概归纳一下，在关于项目的会议之上，要削减工作群里那种碎片化的交流沟通，稳重审慎地去讨论，如此效果会更佳；会议从始至终的整个过程都是值得去沉淀积累的，且在开展项目的进程里边就已然沉淀下了对应知识。

其三，构建周报文化，并且要及时予以反馈。周报的基础逻辑是，我的OKR究竟是什么呢？它涵盖本周已然完成的内容，以及本周之内所产生的思考或者疑问，还有下周的计划等诸多方面的内容。

对于周报里值得探讨的问题，得获取更及时且高质量的反馈，在远程系统当中彼此反馈越发重要，管理者更需看重员工的思考，除反馈之外，甚至还要予以支持与激励。

首先，是第四点，要去建立起关键信息的那唯一通道。然后，对于团队之内常常会用到的那些东西，得放置到统一的地方，像啥工作流程，岗位说明，SOP也就是工作准则文档，还有各种制度之类的。并且，在更新完毕之后，要迅猛地同步给受到影响的那些人。

在第五点方面，将信息的那种爆炸情形予以消除。微信属于信息流范畴，其核心特点在于效率较高，并且信息量颇为庞大。在沟通环节所采用的即时通讯软件，像钉钉、微信企业这类属于工作流，它们能够把工具以及IM相互结合起来。

归纳一下，协作并不等同于借助即时通讯软件进行聊天，更为关键点在于将重要资讯留存下来，要挑选出能够与即时通讯相绑定的工具，单独的工具极易沦为孤立的存在。

远程协同的关键是信息沉淀

如何选择协同方案，有两大原则：

其一，是短期之内的过渡所进行的挑选。短期内以便利为先，率先从而去找出那些已然存在的、使用起来顺手的，并非需要极为繁杂学习过程的物品；提议运用企业即时通讯工具加上视频会议软件以及文档处理工具就行。

第二，存在长期协同选择的情况。要做到宁缺毋滥，运用几款产品去解决几个典型问题，并非听到好就去尝试，而是要结合业务场景，依据你所重视的方面，在这个领域挑选最好的；协同这种情况并不等同于聊天，链条记录也并不等同于沉淀，没有作为沉淀的东西很难形成公司的核心资产，这对于复制是不利的。

有哪些可供参考的协同工具：

l 解决沟通问题：钉钉、企业微信、飞书

l 解决见面问题：Zoom、钉钉视频会议、瞩目、飞书等等

l 解决文档协作：如石墨、腾讯文档、飞书等

l 解决项目管理：Teambition，Jira等

通过 TeamMark 来解决知识协同，即时通讯加上团队标记等于协同效率以及质量。

根本在于管理，辅助依靠工具，沟通工具数量众多，远程协同的关键之处是信息沉淀。仅靠沟通效率无法解决团队能力的问题，不存在能解决所有问题的一款产品，然而选择之后必须坚持使用，并且需要领导带头，全员方可使用。

此疫情乃是一场危机，那它能否转变成为一次转折契机呢？我觉得于疫情状况之下，这是提升公司整体协同效率，以及管理能力的良好时机。要是这些事情能够被沉淀留存下来，进而被持续延续下去，公司便从危机当中获取到了某些转折机遇。