管理时间小秘诀，分清轻重缓急，做好时间分配平衡

你会不会发现在自身周围存在着这样的一类人，这类人一直都精神饱满，始终有着用不尽的时间，无论是工作方面，还是社交活动，亦或是日常生活，包括兴趣爱好，他们什么都不会遗漏……然而他们所采用的巧妙方法究竟是什么呢？

我把一些管理时间的小秘诀加以整理，期望能够助力大家更出色地管理时间。

事分轻重缓急

一种每天管理时间的良好方法首先是，在早上明确今天需要去做的紧急之事以及重要之事，然后在睡前进行回顾，查看这一整天是否达成了两者之间的平衡。

建议每天对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

《高效能人士的七个习惯》这本书里，作者史蒂芬?柯维提出，“重要事”跟“紧急事”存在差别，这是人们浪费时间的最大理由之一，人的惯性是先去做最紧急的事，然而这么做会致使一些重要的事被荒废掉。

众多人存在数量不少的“紧急事”以及“重要事”，萌生将每一件事都达成至优状态的想法是不符合实际情形的，倡导大家把“必须做的事”跟“尽量做的事”进行区分，必须做的事应当达成最佳效果，然而尽量做的事尽力去做就行，深谙运用优良的态度以及宽广的胸怀接纳那些当下无法予以改变之事，多多留意那些你有能力加以改变之事，另外，还得留意生物钟的运行规律，按时进行作息，做到劳逸结合，如此方可在学习之际拥有最为理想的状态。

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图：

要保护自己的时间，尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。

潘正磊身为微软总部产品部门里凭借效率以及执行能力而闻名的总经理，在大学毕了业之后就进入微软，属于晋升速度最为迅速的经理当中的一员，这是源自她所讲述的自身刚踏入微软之际学习“保护时间”的故事：

我刚进入微软，那时职位叫做软件开发工程师 于我所在小组所开发的产品增长速度极快 短短数月便产生了三个版本 而每种版本又得去支持六种语言 这十八个组合的要求存在些许差异 并且我还得跟诸多不同的组进行交往沟通 每日时间里，我办公室之中始终是人来人往 每一个人都会引发并带来不一样的问题 他们一旦出现，我总会停下自己正在着手之事 优先去处理解决他们所带来的问题 我每日都处于忙碌不堪的状态 然而却做得相当不愉悦开心 我感觉每日工作时长不短 但却未曾学到更多知识 也没有实现提升进步。在跟我的老板交流之后，我清晰地察觉到我的时间是最为珍贵的，我得提升效率 。

由于老板给予了指导以及支持，所以我率先设定了‘回答问题时间’，只有在此时间段其他人方可前来找我，而在其余的时间里我能够专注于编程。如此这般，我便具备了整块的时间用以按计划去完成我想要开展以及需要去做的事情。

再者，我们确立了一项目标，此目标在于使得别的组具备自我依靠的能力，不可以任何事情都来向我们寻求帮助。历经一段时期的那种传授方法的训练，我最终得以抽出时间去研习新的技术以及管理经验了。

倘若没有这个经验，潘正磊不会有如今这般的成就，进而很有可能迄于精疲力竭，都还在同一间办公室里，每日应答着形形色色的问题 。

列待办或完成事项清单

进行时间管理，也能够运用一些管理办法，像，较为知名的GTD(也就是Getting Things Done）时间管理办法：

总的来说，有两个极为重要的管理时间的步骤，其一为列出待办事项清单，其二为完成事项清单。

用于提醒你去做事情的是待办事项清单，用来审视你时间安排的则是完成事项清单。

待办事项清单强调目标，而完成事项清单重在展现成就。

列出待办事项清单，你便会晓得何时该做何事，如此一来你做事会愈发有条不紊。每日列出完成事项清单时，你能瞧见自己一日做了哪些事情，哪些事情是有必要去做的，哪些事情能够稍微往后推等等。另外，当看到一日完成的事项数量众多时，你的满足感会得到提升，你也就越有可能性持续坚持下去。

至于怎样去罗列待办事项清单，能够依照之前所提及的那样子，每一天都将应该要做的事情给罗列出来，并且针对应该去做的事情安排好优先的顺序。

那么要怎么列完成事项清单呢？

可以参考以下步骤：

第一组，认真回忆并记录今天都做了什么，并注明花费的时间。

第二组，先坚持一个星期，每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组，每周或每个月总结这段时间做了什么，进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在进行记录期间，或者记录完毕之后，当你注视着这些内容，你便会晓得时间究竟流逝到了哪里。如此这般，你将会明白怎样能够更具成效地管理时间。

注重提升效率

当大脑因工作而感到疲惫之时，面对任务便开始产生困倦之感，于是拖拖沓沓地去做，也不见得能完成多少。在这个时候反倒不如放松一下或者略微休息一番。能够参照番茄工作法来予以调整：

想要有效率，可以在身体和精神两方面做好准备：

1. 提高体力

你有没有察觉到，当你动用脑子这段时间，饥饿感来得特别快？脑力方面的工作，实际上也是相当耗费体力的。所以说，体力可是大脑跟身体能够持续保持高效状况去工作，能维持多久的一个基础所在。你得空出一些时间来，前往健身房。去做运动，如此一来，你工作的时候就会更具效率啦 。

2. 做事专注

多数人于专心之际会将事情完成得较迅速且更为出色，因而尽可能一次仅做一桩事情，能够设定一段时长，于这段时长里全神贯注做一件事情，身处此过程当中，要是大脑里浮现出其他未完成之事或者一些想法，不妨先书写到纸张之上，接着持续专注做你手头正在做的事，做完之后再寻觅时间去处理记录下来的那些事项。

身处工作进程里，受到那电话、面对客户、处理邮件以及同事等诸多方面的干扰状况极为频繁，于这般情形之下能够运用记录工作法，于遭受干扰之后快速地回转到工作状态里面，具体的措施如下这般：

要是手头所拥有的工作任务属于那种重要同时又紧急的状况之时，能够委婉地表达拒绝：向对方讲清楚自己存在着重要且紧急的工作任务得去完成，在完成之后便会前往去找TA。

2、要是对方的任务并非紧急，并且仅仅是短时间对你有所打扰那样的情况，那么能够在交谈之前，先把当时正在进行的工作任务，记录到放在手边的本子之上，在短时间进行交谈之后，接着再回到当下所执的任务，当完成到一定阶段之后，然后再去完成同事交代下来的工作任务，并且主动向着对方更新状态。

首先，如果处于这般情形，也就是对方的工作着实比较紧急，而且根本无法拒绝，此状况下，那就可以让对方给自身几分钟的时间，接着把手头上正在干着的工作以及刹那间的思路做一个简要的记录，随后马上配合同事去完成他所负责的工作。之后，回到自己的位置上，接着查看之前记录下来的工作进度，最后继续去完成尚未做完的内容。

利用高效时间

在时间管理这个范畴里，务必要学会去运用80∶20法则，也就是要达成，让20%的投入产出80%的效益这般的情况。

即便是这样讲来，那便是需要去掌控一日之中百分之二十的精华时段，（于某些人而言是清晨时刻，于另外一些人而言是午后时分乃至夜晚时段），而后把这些时段运用到最为关键紧要的思索、研习以及工作之上 。

每日的时间没法安排得满满当当毫厘无隙，当中必定会存在诸多空闲的时间碎片。不管是等车之际的时间，还是两个会议之间多出的那段时间，亦或是等电话的时间，都绝不可轻易予以浪费。你能够随便携带一本你想要去读的书籍，又或者携带一张“To Do List（工作备忘）”或是“To Think List（思考备忘）”，在有时间的时候，就将它们取出来。倘若每天能够挤出20分钟，那么一年就会有7300分钟的多余时间呢！

给自己一个合理的最后期限

假如一项任务被规定需一个月去完成，那么人们一般会等到月末才去辛苦加班加点。要是一项任务不存在期限，那么人们常常会毫无期限地拖延，一直到有一天这个任务明确了完成期限才停止。所以，在对时间进行管理之际，最后要能给自己设定一个合理的、稍微紧迫的、能够刺激自己持续努力的时间期限。

苹果公司着手开发 Mac OS 8操作系统，原本计划在两年内达成，然而，每当觉得距离完成只差半年之际，总会有新问题被人发现，造成这个项目好似始终处于半年之后的状态，最终的结果是，足足花费了十年时间，苹果公司才将该系统开发真正完成。

在微软，Windows 2000操作系统的研发，起初拖延了两年多，一直到微软请布莱恩?瓦伦汀（Brian Valentine）来拯救项目。布莱恩?瓦伦汀一上任，就制定了一个合理的最后期限，依据按照这个期限，Windows 2000的开发团队砍掉了将近一半的功能特性，其中包括比尔?盖茨最在乎的结合Windows 95和Windows NT的源代码的计划，可是产品最后却及时推出了。

去完成一项艰难任务的正确开启方式是：朝着Deadline往前倒推，接着把目标分解到每一天，每周一小节，以此保证跟上时间进度，最后完成任务。从当下着手做第一步。