时间管理的秘诀：如何平衡重要与紧急事务？掌握这3个技巧，让你成为高效能人士

有没有一群人在你身边，这群人，永远精力充沛，永远有使不完的时间，工作不落下，社交不落下，生活不落下，兴趣也不落下……他们的妙招是什么呢 ？

我对一些管理时间的小秘诀进行了整理，期望能够助力大家在管理时间方面做到更好，。

事分轻重缓急

日常管理时间的一种不错办法是，清晨明确今日需做的紧急之事与重要之事，入睡之前再回想一番，这一整天有没有达成两者间的平衡。

建议每天对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

于《高效能人士的七个习惯》这本书里，作者史蒂芬?柯维提出来，“重要事”跟“紧急事”的差异是人们浪费时间的极大缘由之一，人有惯性会先去做最紧急的事，然而如此做会致使一些重要的事被荒废了 。

对于每个人而言，存在着众多的“紧急事”以及“重要事”，妄图将每一件事都达成至最佳状态，这是不符合实际情况的。在此建议大家，把“必须做的事”跟“尽量做的事”区分开来。对于必须做的事，务必要做到最好，然而尽量做的事，尽力去做便可。要学会运用良好的态度以及宽广的胸怀去接纳那些当下暂时无法改变的事情，更多地去关注那些你自身能够改变的事情。除此之外，还需要留意生物钟的运行规律，按照规定的时间作息，做到劳逸结合，如此才能够在学习的时候拥有最为良好的状态。

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图：

要保护自己的时间，尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。

潘正磊身为微软总部产品部门里，凭借效率以及执行能力而闻名的总经理，大学毕业后便加入微软，是晋升速度极快的经理当中的一员，这是其所讲述的自身刚进入微软时学习“保护时间”的故事：

我刚进入微软之际，所任职位为软件开发工程师。我身处的小组所开发的产品增长速度极快，在短短几个月内在里头生成了三个版本。而每个版本都得去支持六种语言。这十八个组合的要求均存在略微差异，并且我还得跟诸多其他各异的组进行打交道。每日，我办公室里始终是人来人往的状态，每一个人都会带来不一样的问题。他们一旦过来，我往往会停下自己正在开展的事情，优先去解决他们所带来的问题。我每日都忙碌得根本停不下来，然而却做得特别不开心。我感觉每日工作时长很长，可是却未曾学到更多的知识，也没有实现提升。我跟我的老板交流过后，我明晰地察觉到我的时间是最为珍贵的，我得提升效率。

经由老板给予的指导以及提供的支持，我率先设定了“回答问题时间” ，只有在这个时段其他人方可前来找我 ，除此以外的时间里 ，我能够全神贯注地进行编程 。如此这般 ，我获取了一整块时间 ，用以按计划去做我想要做以及必须要做的事情 。

并且，我们确立了一个目标，其目的在于促使其他组可以依靠自身力量生存发展，不可以任何事情都来向我们寻求帮助。历经一段时期讲授传授方法的培训之后，我最终得以能够挤出时间去研习新的技术和管理方面的经验了。

要不是存在这般经验，潘正磊不但不会拥有此刻的成就，并且或许仍于同一间办公室里每日应答着各类问题直至疲惫不堪为止。

列待办或完成事项清单

一些管理方法可用于管理时间，举例而言，存在有名的GTD（Getting Things Done）时间管理法，此点就是其中一样 ， 。

总结一下，有着那般重要程度的管理时间的两个步骤，其一乃是去罗列待办事项的清单，其二则是要完成事项的清单了 。

待办事项清单是用于起到通知你去做事情作用的，完成事项清单是用来对你的时间安排加以审视的。

待办事项清单强调目标，而完成事项清单重在展现成就。

列入待办事项明细表，你将感知何时该开展何事，如此一来你行事会更具条理性。而于每日罗列完成事项明细表之际，你会明晰自身一日所做之事，哪些事情具备必要性，哪些事情能够稍做延迟等等。另外，当目睹一日完成的事项数量众多时，你的满足之感会得以提升，你便愈发有概率持续坚持下去。

要是谈及怎样去罗列待办事项清单，能够像前面所讲的那样，每一天都将该去做的事情给罗列出来，并且针对该去做的事情排定好优先的次序。

那么要怎么列完成事项清单呢？

可以参考以下步骤：

第一组，认真回忆并记录今天都做了什么，并注明花费的时间。

第二组，先坚持一个星期，每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组，每周或每个月总结这段时间做了什么，进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在进行记录的进程当中，或者是记录完毕之后，当注视着这些内容，届时，你便会知晓时间究竟流逝到了哪里。如此这般，你将会明白该以怎样的方式更具成效地管理时间。

注重提升效率

当大脑因为持续工作而感到疲惫之时，面对任务便开始产生困倦之感，于是就这般拖拖沓沓地做着，也不见得能够完成多少。在这个时候反倒不如去放松一下或者略微休息一番。能够按照番茄工作法来加以调整：

想要有效率，可以在身体和精神两方面做好准备：

1. 提高体力

可曾发觉，动脑子之际，饥饿降临得更为迅速呀？脑力活动其实也堪称相当耗费体力的呢。因而可以知晓，体力实则是大脑跟身体能够持久且高效开展工作时长的根基之所系呀。试着腾出对应时光吧，前往健身房哟。从事相关运动活动一番，如此工作起来你将会具备更高的效率呢。

2. 做事专注

多数人于专注之际会将事情完成得更快速更优良，因而尽力每次仅做一桩事情。能够设定一段时候，于该段时候里全神贯注做一桩事情。在这个进程当中，要是大脑当中浮现其他未完成事项或者一些想法，不妨先书写到纸张之上，接着持续专注做你手头正做的事，做完之后再寻觅时间处理记录下来的那些事项。

正处于工作期间，遭遇电话、客户、邮件、同事等诸多方面的打扰状况极为频繁，此时能够运用记录工作的方法，于被打扰之后快速回归到工作状态里，具体的措施如下：

若那种手头所拥有的，工作方面的任务，属于重要且紧急的情形之时，能够以委婉的方式予以拒绝：向对方去告知，自身存在着重要且紧急的工作任务有待完成，在完成了该项任务之后，便会前往去寻找对方。

若对方所涉任务并不紧迫，且仅仅是在短时间内对你造成打扰，那么在展开交谈之前，可先将当下正在进行的工作任务，记录于手边的本子之上，经短时间交谈一番后，再继续回归到当下的任务之中，待完成至一定阶段之后，接着去完成同事所交代的工作任务，并且主动向对方更新状态。

3、要是对方所从事的工作着实比较紧迫，而且没办法予以拒绝，那就可以请对方给自己留出几分钟的时间，把自己手头正在做的工作以及脑海里的思路做一个简要的记录，紧接着立刻配合同事去做完他的那项工作。回到自己的位置之后，查看一下之前记录下来的工作进展情况，然后接着去完成。

利用高效时间

于时间管理范畴之内，务必要学会去运用80∶20法则，此法则所为，乃是使20%的投入能够产出80%的效益。

换而言之，需掌控一日里头20%的精华时段，（于某些人而言是清晨，于另外一些人而言是午后或者夜晚），把这些时段运用到最为要紧的思考、学习以及工作之上。

一天当中，不可能把时间安排得满满当当，必定会存在诸多空闲的时间碎片，不管是等车的时候，还是两个会议之间多出来的那段时间，亦或是等电话的那段时间，均不可轻易就给浪费掉。你能够随身携带一本你想要去读的书，或者带上一张“To Do List（工作备忘）”又或者“To Think List（思考备忘）”，在有时间之际，就将它们取出来。每一天要是能够挤出20分钟，那么一年就会有7300分钟的多余时间呢！

给自己一个合理的最后期限

倘若一项任务被规定需一个月去完成，那人们一般会等到月末时才去加班加点，倘若一项任务不存在期限，那人们常常会无期限地拖延，一直到有一天这项任务确定了完成期限才罢休，所以，在管理时间之际，最好能够给自己设定一个合理的、稍微紧迫的、能够刺激自己持续努力的时间期限。

苹果公司着手开发Mac OS 8操作系统，原本规划在两年内达成，然而，每当觉得距离完成仅差半年之际，总会有他人察觉到新出现的问题，致使这个项目仿佛始终处于半年之后才会发生的状况，最终，苹果公司耗费了十年时间才切实完成了该系统的开发。

在微软，Windows 2000操作系统刚开始研发的时候，就那么拖延了两年多，后经微软辗转邀请来人布莱恩?瓦伦汀（Brian Valentine），才得以拯救这个项目。布莱恩?瓦伦汀刚一上任，就制定出了一个合理的、明确的最后期限，依据这个期限，Windows 2000的开发团队毅然决然地砍掉了将近一半的功能特性（其中包括比尔?盖茨最为在乎的结合Windows 95和Windows NT的源代码的计划），不过最终产品倒是及时推出了。

达成一项艰巨任务的恰当开启途径是：自截止日期往前推算，把目标拆解至每一天，每周进行一小阶段的推进，以此保证跟上时间进程，最终达成任务。当下着手开展第一步 。 。