企业合同补签与倒签的法律风险分析及合规建议

在当今商事交易往来的活动里，企业之间或者企业与个人之间存在着不少合同补签以及倒签的情况。法律是允许补签合同的，并且在双方都没有异议的情况下，也会认可补签合同行为之前的那些事实。然而，补签合同依然给企业的法律风控、财务风控、业务风控以及合同管理带来了很大的影响。本文以企业合同管理为切入点，主要对企业合同补（倒）签形成的原因进行梳理，对相应的法律风险进行分析，同时提出企业合规建议，以期为相关方面提供参考。

一、合同补（倒）签的含义和形式

合同补签和合同倒签，在我国法律上都没有统一定义。一般来说，合同倒签指的是双方在合同签署生效之前就已经开始实际履行合同，并且是在合同履行过程中或者合同履行完毕之后才补签合同的一种行为。

从狭义角度来理解，合同倒签属于合同补签的一种情况。补签合同着重于“补”这个动作，签署日期有可能是当下实际的签署日期，也有可能倒签到合同实际成立或生效的日期，甚至更早些。和正常的缔约流程相比，合同倒签通常是先开始实际履行，接着才进行签署动作，并且是以合同履行成立或生效的时间，或者更早的时间，当作合同的签署日期。合同成立或生效的日期与合同签署动作实际发生的日期之间存在一定的时间差。比如：

合同的通常签订步骤

交易双方缔约磋商→交易双方签订合同→合同双方开始履行

倒签合同的签订步骤

合同开始履行的时间是合同标注的签订时间或者更早，而合同签署动作发生的时间也是合同开始履行时间的相关因素。

基于此，笔者接下来将着重对合同补签中的倒签情形展开阐述与分析。

二、合同倒签形成的原因

在实践中，合同倒签的发生是基于多种主客观原因的，这种情况屡见不鲜。它不仅违背了公司的管理制度，还给企业的法律风控和项目风控管理带来了极大的挑战。笔者认为，企业出现合同倒签现象，主要原因是对合同的重要性和严肃性认识不够，同时也与企业内部管理等问题有关，具体表现为：

1、对合同重要性、严肃性认识不足

企业合同是企业法人之间或企业法人与公民、其他社会组织之间的协议，其目的是实现一定的经济目的，能明确相互的权利义务关系。它也是维护企业交易安全、保证交易双方合法权益的重要手段，是企业合规管理的重要环节。不少企业对合同的重要性认识不足，觉得合同是法律部门或办公室的工作，和其他部门关联不大，所以在实际操作中可能会出现配合不紧密的情况。实际上，一份“优质”的合同需要相关业务部门、财务部门、法律部门等多个部门协同运作，彼此监督，绝不是仅仅某个部门或某个岗位的专属事务。

企业对合同严肃性的认识有深有浅，这种情况在一定程度上会制约合同的正常签署。笔者发现不少企业存在这样的情况：合同发起部门对合同的起草、制作较为随意。有的企业会任意拿一份类似的合同模板，仅仅简单修改公司名称、项目名称、金额、付款方式，然后就开始走流程；还有的企业直接从网上下载合同，稍加修改后就开始走审批流程。并且这些企业都不注重合同双方的权利义务、责任，也不注重字体、格式等内容。发起人员对合同严肃性缺乏认识，这在一定程度上使得合同审核人员的工作量增加了，工作时长也变长了。如果企业的合同量比较大，那么就必然会直接对合同的正常签署产生影响。

企业对合同的重要性和严肃性缺乏充分认识，在日常经营中，管理者和执行部门往往会先开始做事，等到需要对外付款时才加快合同流程，进而出现合同倒签的情况。企业要减少倒签合同的发生，需要上下各部门以及各业务条线共同对合同的重要性和严肃性达成共识，并且将这种共识付诸有效实施。

2、企业内部管理程序繁琐

企业一般对合同采用类别制或项目制进行管理。每个类别所涉及的合同以及每个项目所涉及的合同，通常都需要经历立项、审查、审批、签署、履行、结算直至结项的整个流程。合同的立项、审查、审批环节通常会涉及到很多部门。尤其是对于大、中型企业来说，一份合同通常需要经过多个环节的审核，就像“过五关斩六将”一样才能顺利通过审核。当某类合同的标的金额不大，然而发生的频率却很高时，对于合同承办人员来说，办理一笔业务就进行一次合同审批，通常效率会比较低下，并且流程也很繁琐。所以，在业务压力的情况下，合同承办人员特别容易“囤积合同”，很容易出现先对合同事项的实际履行不管不顾，然后再集中进行合同审批、用印，以此来规避复杂的合同内审流程。这种做法反而不利于项目管理。

在日常合同审批流程里，企业要是同时有内部管理出现疏漏的情况或者各审批环节存在低效的问题，就会更有可能导致合同倒签。例如：

（1）突发紧急事项导致合同签订不及时

企业存在两种情况时会导致合同倒签情形发生，一是规章制度不够完备，二是规章制度虽完备但缺乏灵活性、变通性以及应对、处置机制。在这两种情况下，企业来不及进行合同谈判、起草、审核、审批、用印流程。对企业来说，若项目“先签约后执行”，就可能贻误时机、丧失机会。所以，企业项目“先履行再签约”是不可避免的，进而出现了合同倒签现象。

（2）企业生产经营战略问题

实践中，不少企业把追逐商业利益、实现商业目的当作首要之事。业务部门为达成业绩目标或提升生产经营效率，通常会有“先做事，其他之后再说”的放任态度。正因如此，生产经营会走到项目审批之前，而资金计划、合同谈判、审批手续等项目配套就无法及时跟上，从而导致出现合同倒签的情形。

实践中，受多种现实因素的作用，合同倒签出现的原因有不少。比如，在新型冠状病毒肺炎疫情这个背景下，企业虽能借助网络开展合同谈判工作，然而谈判效率以及合同会签、用印等方面都受到了不同程度的影响。正因如此，也会有因生产经营的急迫需求而先履行合同然后再补签合同的情况出现。

三、合同倒签引来的潜在风险

依据《中华人民共和国合同法》第 36 条、第 37 条之规定，若法律、行政法规要求或者当事人约定需以书面形式订立合同，而当事人未采用书面形式但其中一方已履行主要义务，且对方予以接受，那么该合同即成立。以合同书形式订立合同时，在签字或者盖章之前，若当事人一方已履行主要义务，对方也接受了，此合同亦成立。一般情况下，法律承认合同倒签的法律效力。然而，补签合同是“补”，倒签合同是“倒”，通常其实际签署合同时间与合同成立/生效有一定时间差，无法正常进行对对方资信和履约能力的背景调查，双方权利义务事项仅靠口头商定。所以，合同补（倒）签的行为隐藏诸多法律风险，容易引发法律纠纷。

笔者依据相关法律法规的规定，同时结合实践工作的经验，当下对合同倒签有可能给企业带来的潜在风险进行梳理和分析，具体如下：

1、对合同履行结果存在不可预期性

合同实际签署时，合同已经在履行，甚至已经履行完毕。所以在合同实际履行过程中，一直处于没有合同（书面）保障的状态。在这期间，一旦发生争议，就会出现双方事实关系已经实际建立，但合同尚未签署的情况，这样极易导致此前口头约定不明确，实际实施缺少书面证据，从而造成违约责任无法直接认定的局面。依据《中华人民共和国合同法》第 61 条和第 62 条的规定，倘若当事人在质量、价款或者报酬、履行地点等方面没有作出约定或者约定不够明确，那么可以通过协议来进行补充；倘若无法达成补充协议，就应当按照合同的有关条款或者交易习惯来确定。在实践里，存在着很多业务标准模糊的情况，也存在着业务创新没有先例可以依照的情形。这既让双方特别容易发生纠纷，又在纠纷发生之后没有交易标准可以依照，从而导致处理结果无法达到预期。在施工合同和采购合同中，很容易因为工程量变化、市场价格波动等原因而使价格发生变化。如果双方没有及时签署书面合同来确定价格条款，就很容易出现商业风险和法律纠纷，从而让企业付出更大的经济成本。

2、对合同履行及违约举证形成障碍

合同倒签容易致使在合同签署之前的履行阶段，其违约责任被无意间豁免或者间接认可，进而增加了当事人主张违约却无法得到支持的法律风险。在司法实践操作里，当当事人一方主张另一方在没有书面合同的情况下，其实际的履约行为构成违约，并要求对方承担违约责任或赔偿责任时，在举证方面会面临相当高的难度。一般情况下，要依据简易订单、收货凭证或其他邮件往来、微信记录、电话录音等相关证据，来证明双方虽未以书面形式签署合同，但主要义务已履行且对方已接受这一客观事实。通常在双方纠纷发生时，由于会基于己方利益进行权衡，所以各方可能会提出不同的证明材料，这就会造成不同的“事实”认定，进而让守约方在举证对方违约时面临更大的难度。

3、对合同谈判的影响

“事儿”一旦开始履行，往往会让先履行一方因合同未签署而处于“进退维谷”的境地，在后续合同谈判中成为弱势一方，不利于公平洽谈合同，可能引发一定的合同履行隐患，导致先履行一方很可能通过降低质量、减少数量等方式来挽回损失，进而降低双方诚实履行的意愿，增加违约风险。

4、对审计工作带来不确定性影响

财务审计对于合同权利义务的实际发生情况进行判断，对于收付款权利义务的发生时间进行判断，对于后续发货的情况进行判断，对于退换货风险进行判断，对于财产减值风险进行判断，对于逾期支付等方面进行判断，同时对未来趋势进行预估等，这些都是通过合同条款的实际约定情况作为主要判断依据。如果资金、业务以及成本已经发生了，然而却仍然没有签署合同；或者成本收入与合同约定的进度不能够有效地相互匹配，那么就有可能会认为公司的内部控制存在比较大的问题。企业合同若存在倒签数量较多以及金额较大等情形，一方面会对审计机构的专业判断产生影响，进而增加工作时间；另一方面可能造成审计结果与实际偏差较大等不利状况。不仅如此，还可能致使审计机构无法出具无保留意见的审计报告，或者直接认定内控存在严重问题，最终给企业的正常经营开展、报税以及享受政策优惠带来不利影响。

5、企业生产经营数据失真，造成企业决策难度增大

合同倒签行为会对企业生产经营数据统计的准确性和及时性产生影响，也会对数据分析趋势造成影响。如果企业存在倒签现象较为普遍，就会严重影响生产经营数据统计的严肃性。这不仅会给采购生产部门增加工作难度，还会影响资金利用效率，导致生产销售库存积压。同时，也会给公司管理层的决策造成不利影响。

企业统计采购、销售经营情况时，通常需要对合同签订时间等情况进行统计分析，比如合同签订时间、订单发出时间、履行时间、收款时间、欠款金额等。相关数据主要依赖签署生效的书面合同。并且，从合同统计数据分析能够看出企业经营业务趋势以及现金流预期等。这些重要数据都是企业管理层需要及时掌握的主要事项。

企业经营管理数据存在失真情况，这可能会导致对资金安排进行错误分析，进而发出不恰当的支付指令，并且作出错误决策，产生不良后果。

6、限制了中后台的工作效率，有损风控效果

倒签合同行为会造成公司内部管理的混乱，还会导致公司前、中、后台各部门的信息不及时且不对称。财务部门因缺乏合同依据，难以知晓前端业务的真实状况，也无法对现金流及资金安全作出及时的安排；风控部门对于已经发生的事实只能处于被动接受的状态，这限制了其在谈判和签约阶段的作用；法务部门同样会面临无合同或合同内容不实而引发的诉讼风险。这些情况导致公司内部的业务流程、风控流程等陷入一种看似存在却无法有效发挥作用，只能不断进行补救的恶性循环之中。

合同倒签行为给企业带来的不良后果除了上述列举的几种法律风险之外，还有很多。比如，它可能为职务侵占和人员腐败创造条件；在企业用工过程中，由于用人单位未在一个月内及时与劳动者签署书面劳动合同，企业将面临支付双倍工资的法律风险等。

因此，企业应最大限度避免出现合同倒签行为。

三合同倒签的合规建议

如前文所述，合同倒签存在诸多风险。这种情况会给企业带来难以预见的经营风险，还可能导致无法挽回的重大损失。所以，无论是从经济效益方面，还是从风险管控角度来看，企业在原则上都应该采取各种措施，以避免合同倒签情况的出现。基于此，我们提出以下防范措施和合规建议，供各类企业参考：

1、加强合同管理培训，优化合同审批流程

企业要注重提升合同承办人的法律风险意识。可以通过开展合同管理培训来实现这一目标，同时以定期检查考核作为辅助手段。我们通常建议让法务风控部门发挥主导作用，定期给合约管理部门开展培训。这样做，一方面能让承办人员清楚知晓合同报审的流程以及管理内控方面的要求，切实掌握合同该在何时签署以及如何签署等事宜；另一方面能让承办人员树立起法律风险意识，在业务操作过程中时刻牢记“合同先行”这一要点。企业能够聘请专业律师来开展培训讲座，针对合同管理以及审批过程中容易出现纰漏和失误的环节进行专业的指导。同时，企业还可以定时对合同倒签的情况进行排查和考察，把责任追究制度落实到位。

此外，在合同审批流程这方面，企业能够把法务风控部门当作合同审批的归口部门，而不是前置部门。在业务部门、财务部门等进行会签意见之后，由法务风控部门来进行最后把关，从而统筹各个部门之间的沟通与协调。

2、借助信息技术手段，提升合同审批效率

在合同审批期间，利用现代化管理技术手段的长处，构建并持续优化合同管理系统的审批流程，以尽可能地简化合同审批的程序，降低重复、无效的管理环节，灵活地推行“无纸化办公”。比如，开发合同管理系统的短信和邮件自动提醒功能，以及手机移动办公功能，这样便于审批人员在任何时间、任何地点查阅合同。

对于合同签署量比较大的企业，像房地产行业、保险行业、物流行业等这类企业，能够借助电子合同服务商所提供的电子认证系统来完成电子合同的签署。依据《电子签名法》的规定，即“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具备同等的法律效力”。由此可见，电子签名和传统盖章一样，是受法律保护的，并且具有法律效力。合同当事人仅需借助线上操作就能完成合同签署，这样能提升合同签署的效率，还能减少因排队用印以及寄送纸质合同而产生的时间成本。企业在挑选电子合同服务商的时候，建议优先挑选具备资质（也就是电子认证服务许可）的第三方电子认证服务者。

3、制定合同示范文本，并推进签署框架协议

企业要依据自身的行业特性以及谈判地位，并且结合商业惯例与以往的交易情况，针对常规性业务来制定规范化的合同模板。一方面，制定、修改及使用合同示范文本是企业防范业务风险、使业务运行得以规范的重要行动；另一方面，这样做能够减少在合同审批过程中对相同条款的审核时间，从而有效提升合同审批的效率。4. 合同示范文本在法律允许的范围内，要适当倾向于对制定方的利益进行保护。合同示范文本的起草工作专业性较强。建议企业让法务部门来主导这项工作，同时可以委托专业律师去实施。

对于常规性、频次高且供求市场相对稳定的业务，企业应采取“框架协议+单笔订单”的模式来签订合同。企业要通过主体资质审核、技术评价以及商务比价等方式，挑选出已有长期合作基础或者信誉较好的合作单位。然后针对未来可能出现的业务，先签订在年度或一定期限内有效的框架协议。框架协议先确定原则性商业条件，像价格基准、质量标准、服务范围等，还有基本的权利义务内容。后续当具体业务出现时，双方只需通过线上确认订单，以此来进一步明确单笔业务项下的特殊条件，如数量、价格等，而无需再另行签署书面合同。

四、合同倒签后补救措施

本文中提到，在企业日常的生产经营过程里，有可能没法完全防止合同倒签行为出现。对于已经出现的“先于履行”这种情况，我们给出以下建议：

项目承办人应注意主动形成并留存电子证据，以反映合同双方当事人在合同履行中的真实意思表示，这些电子证据包括电子邮件、微信聊天记录等。如有必要，可委托公证机关下载保存并打印，制作成公证书，增强证明力。同时，涉及业务往来的传真件也应及时复印并归档保存。

对于突发应急项目，首先建议选择长期合作的企业或者信誉较高的企业作为交易对手方，这样能够相对降低合作中产生纠纷的可能性；其次，企业针对此类项目可以设立快捷审批程序，也就是减少合同审批的环节或者降低审批的层级。

实事求是，要避免造假。因为合同审批流程以及时间节点会在企业合同管理系统和合同双方当事人的往来中留下痕迹，合同倒签会导致各时间节点出现矛盾，有可能由此引发与合同相对方的履约纠纷，或者形成后续审计工作的障碍。所以，在合同签署已经落后于合同履行的情况下，原则上建议按照事实进行合同补签，而不是进行合同倒签。

五、结语

总之，合同倒签存在诸多商业风险、法律风险以及财务风险。所以，企业应当杜绝或者尽量避免出现倒签合同的情形。倘若企业由于生产经营急需等特殊情况而不得不进行补签、倒签合同，就应当依照一定的程序在一定的时间内及时进行补签，并且要做好补救的措施。